2011.07.16 Saturday 18:44

イベントの申込の運用課題を解決

こんにちは!
プロジェクトディレクターの苅谷浩司です。

被災した日本酒の蔵元を応援するプロジェクト

「呑みマス!ニッポン」プロジェクト


詳細については、先日のこちらのブログを参照ください。


今までは、毎月11日のイベントの申し込みはメールで受け付け、
みんなで都度チェックし一覧管理。


でも、途中でキャンセルが入ったり。。

今何人参加者がいて、誰が参加するのかの管理が大変。。



ボランティアで行っているプロジェクトなので、お金をかける
わけにはいかない。


一緒にどのような管理が、現実的なのかを話し合いました。


そして、最終的に、僕の会社で使っているメールマガジンサービス
の機能を使った運用にするコトにしました。


現在利用しているメールマガジンサービスは、複数のメルマガ
を発行できるようになっています。


そこで、メルマガの登録フォームを改良して申込フォームを作成。

要望としては、本人だけではなく、合わせて友だちを何人か
申し込んでくるケースがあるというコト。

このプロジェクトをどこで知ったかのルートを知りたい。


つくったフォームでは

・申込者
・メールアドレス
・同行者を5名まで登録できる欄をつくる
・プロジェクトを知ったところをプルダウンで選択
・応援メッセージを入力できる欄


を可能にしました。


これで、申込者には自動で受付完了の通知もいくし
主催者が管理しているメールアドレスにも申込者の
通知が行きます。

そして、僕が管理しているメルマガのツールで、リアルで
申込者の人数もわかるし、イベント前日にはそこから
データを出力すれば一覧も作成が可能。


もちろん、僕自身はコンサルタントなので「個人情報の
管理」と「守秘義務」は大前提。


これで、ひとつ運用がスムーズに行くようになりました。


8月のイベントから、このフォームでの運用開始です!


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